Статьи

Home › News

Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы Success

22.08.2018

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Основным предметом труда работников аппарата управления является информация, а сам процесс управления в технологическом смысле может быть представлен как процесс циркуляции информации. Главным носителем информации в современном государственном аппарате является документ. Реализация функций любого органа управления, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Следовательно, эффектность их управленческой деятельности связана с вопросами организации работы с документами. От чёткости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Однако классические, «бумажные» способы ведения делопроизводства и документооборота ныне становятся неактуальными. Конкуренция предъявляет высокие требования. Любой запрос от потенциального клиента должен быть оперативно удовлетворён, любое принятое управленческое решение должно быть своевременно выполнено, а обработка и движение бумажного документа осуществляется, как правило, гораздо медленнее, чем документа электронного. Поэтому вопрос внедрения систем автоматизации создания, хранения и движения документов во многих организациях стоит очень остро.

Таким образом, актуальность темы денной дипломной работы обусловливается необходимостью совершенствования делопроизводства для эффективного решения управленческих задач.

Сегодня ручная система работы с документами повсеместно заменяется наиболее рациональным ведение делопроизводства на компьютере, основой которого, безусловно, являются технологии систем документооборота.

И действительно, современный мир информационных технологий трудно представить себе без использования систем документооборота. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Фактически информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и теперь уже большинство операций не могут быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив её изменения. И если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни и сотни тысяч, и ситуация меняется не в течении года, а через несколько минут, а собственность применяемых решений требуется большая, потому что реакция но а неправильные решения более серьёзная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно, обойтись без информационной модели производства систем документооборота невозможно.

Использование современных компьютерных технологий и технологий системы документооборота в делопроизводстве организации уже сегодня позволяет:

регистрировать документы на различных рабочих местах, используя локальные сетевые технологии и распределение системы документооборота;

организовать объединение сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) разных структурных подразделений в единой системе документооборота организаций;

организовать информационно-справочную работу на основе широких возможностей поиска информации в системе документооборота;

организовать контроль исполнения и движения документов.

Создание системы документооборота организации в целом имеет свои положительные особенности по сравнению с традиционными бумажными способами ведения делопроизводства.

Целью данной работы является организация информационной системы «Документы организации» в среде MS Outlook, для повышения эффективности документационного обеспечения.

Объект исследования - лингвистическая школа «Success» при КГОУ СПО ХПК.

Предмет исследования - документооборот лингвистической школы «Success».

В данной работе ставилась задача создание такой системы, которая в кратчайшие сроки и с минимальными затратами финансовых и людских ресурсов на программное, и аппаратное обеспечение сможет улучшить документационное обеспечение. Также ставились следующие задачи исследования:

. Изучить общетеоретическую и специальную литературу по теме исследования.

. Изучить материалы предметной области.

. Проанализировать работу лингвистической школы «Success» по ведению делопроизводства.

. Реализовать документооборот лингвистической школы «Success»,как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook».

Структура дипломной работы определяется целью, задачами, логикой исследования, и предполагает наличие введения, двух глав, состоящих из 4 параграфов в каждой главе, заключения, списка литературы.

Первая глава посвящена теоретическим вопросам делопроизводства. Здесь даются основные понятия и терминология документационного обеспечения, приведены типовые технологии работы с документами, в том числе проанализирована работа с документами в лингвистической школе «Success», также приведены возможности современных компьютерных технологий в делопроизводстве.

Вторая глава посвящена реализации технологии «MS Outlook» в лингвистической школе «Success». Здесь описываются основные этапы организации документооборота в среде «MS Outlook», раскрываются особенности работы системы.

Заключение - подведены итоги проделанной работы, определены перспективы развития информационной системы.

Список использованной литературы включает 26 источников.

ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ