Статьи

Home › News

Возмещение с сотрудника денежных средств при увольнение за дни отпуска, которые были предоставленные авансом

03.09.2018

Работнику перед отпуском по беременности и родам в полном объеме был предоставлен ежегодный оплачиваем отпуск. В дальнейшем работник ушел в отпуск по уходу за ребенком, не дожидаясь окончания которого, написал заявление на увольнение по собственному желанию. При окончательном расчете выяснилось, что 10 дней ежегодного оплачиваемого отпуска были предоставлены авансом и у работника имеется задолженность за указанные дни. Может ли работодатель потребовать у работника возмещения денежных средств за дни отпуска, которые были предоставленные авансом (при расчете работник заработка не имеет)? Каким образом отразить указанные расходы в бюджетном учете и как в последствии списать их, если работник в добровольном порядке отказался от возмещения?"

При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал ежегодный оплачиваемый и (или) дополнительный отпуск, работодатель вправе удержать часть оплаты предоставленного авансом отпуска. Если работодатель не может удержать излишне выплаченную сумму за неотработанные дни отпуска в связи с отсутствием или недостаточностью суммы выплаты, причитающейся работнику при увольнении, последний может возместить ее в добровольном порядке. Основания для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке у работодателя отсутствуют в силу ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Данный вывод подтверждается судебной практикой: Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013.

В бюджетном учете сторнируйте излишне начисленные отпускные и сделайте проводки:

Дебет КРБ.1.401.20.211 Кредит КРБ.1.302.11.730 – Методом «красное сторно»;

Переведена задолженность по переплате на счет по авансам: Методом «красное сторно» Дебет КРБ.1.302.11.830 Кредит КРБ.1.206.11.660

Сотрудник может внести добровольно сумму отпускных. Взыскать ее через суд не получится.

Если же сотрудник отказался, переведите задолженность на счет 209.30 «Расчеты по компенсации затрат»: Дебет КДБ.1.209.30.560 Кредит КРБ.1.206.11.660- задолженность сотрудника переведена в ущерб.

На счете 1.209.30.000 учитывайте суммы в течении срока исковой давности. С балансового учета дебиторку спишите, когда комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов примет такое решение. Списали дебиторку с баланса, поставьте за баланс – на счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». Исключение – задолженность за балансом не учитывайте, если комиссия признает ее безнадежной по документам, и возобновлять процедуру взыскания не придется. Решение списать долг с забаланса также принимает комиссия по поступлению и выбытию активов. Для этого задолженность признают безнадежной к взысканию по одному из оснований: есть документы, которые подтверждают ликвидацию или смерть дебитора; истек срок, когда можно возобновить процедуру взыскания по законодательству; другие случаи, которые установлены законодательством. Более подробно в рекомендации.

Обоснование

Как удержать по инициативе работодателя задолженность с сотрудника при увольнении

Удержите задолженность в сумме, которая не превышает 20 процентов заработка.

Работодатель вправе удержать с сотрудника при увольнении задолженность за неотработанный отпуск или аванс. При этом действует ограничение: размер удержаний не может превышать 20 процентов от заработка. Если сумма задолженности больше этого порога, то разницу сотрудник может внести добровольно. Взыскать ее через суд работодатель не вправе. Ведь взыскать долг по зарплате можно только, если:

 допустили счетную ошибку;

 орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признал вину сотрудника в невыполнении норм труда или простое;

 суд установил, что лишнюю зарплату выплатили в связи с неправомерными действиями сотрудника.

Задолженность за неотработанный аванс или неотработанные дни отпуска в этот перечень не входит. Взыскать данную сумму не получится. Это следует из статей 137 и 138 Трудового кодекса РФ. Подтверждает данный вывод обширная судебная практика (см., определения Верховного суда РФ от 12 сентября 2014 г. № 74-КГ14-3, от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6, апелляционные определения Суда Ненецкого автономного округа от 27 января 2015 г. № 33-13/2015, Иркутского областного суда от 18 ноября 2014 г. № 33-9427/14, Суда Ямало-ненецкого автономного округа от 9 сентября 2013 г. № 33-1932, кассационное определение Верховного суда Республики Бурятия от 27 февраля 2012 г. № 33-531, определение Московского городского суда от 8 августа 2011 г. № 33-23166).

Как удержать излишне выплаченную зарплату

Когда удерживают

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:

 излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. Счетная ошибка – это ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);

 доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

 ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.

Когда нельзя удержать

В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя – он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Как отразить в бухучете удержание с сотрудника излишне выплаченной зарплаты

Если зарплату сотруднику начислили и выплатили в большем размере по ошибке, оформите одновременно две проводки:

1. скорректируйте излишне начисленные суммы способом «красное сторно»;

2. переведите задолженность на счет 206.11 «Расчеты по оплате труда».

Обе проводки оформите Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней укажите номер и дату исправляемого журнала операций, обоснуйте исправления (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Со счета 206.11 переплату переведите на счет 209.30 «Расчеты по компенсации затрат», если:

 сотрудник не согласен с размером переплаты и отказывается ее вернуть;

 в течение года сотрудник не вернул долг или его вовремя не удержали. Дело в том, что просроченную дебиторскую задолженность по расходам на счете 206.11 отражать в Балансе нельзя.

Это следует из пункта 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктов 80, 86 Инструкции № 162н, пунктов 102, 109 Инструкции № 174н, пунктов 105, 112 Инструкции № 183н и подтверждено в пункте 4 письма Минфина России от 9 ноября 2016 № 02-06-10/65506, пункте 1.1.8 приложения к письму от 2 февраля 2017 Минфина России № 02-07-07/5669 и Казначейства России № 07-04-05/02-120, пункте 1.1.5 письма от 30 декабря 2015 Минфина России № 02-07-07/77754, Казначейства России № 07-04-05/02-919.

В учете казенных учреждений:

Корректировку и удержание излишне выплаченной зарплаты отразите проводками:

№	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
1.	Сторнирована излишне начисленная зарплата сотрудников:	Методом «красное сторно»
– занятых в основной деятельности;	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.302.11.730
– занятых в оказании платных услуг (работ, выпуске готовой продукции);	КРБ.1.109.ХХ.211	КРБ.1.302.11.730
– занятых в строительстве (создании, реконструкции, модернизации и т. д.) нефинансовых активов	КРБ.1.106.ХХ.310	КРБ.1.302.11.730
2.	Переведена задолженность по переплате на счет по авансам	Методом «красное сторно»
КРБ.1.302.11.830	КРБ.1.206.11.660
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Если сотрудник не погасил задолженность до конца года или оспаривает сумму переплаты, сделайте проводку:

№	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
1.	Компенсация затрат по переплате зарплаты	КДБ.1.209.30.560	КРБ.1.206.11.660

Когда удерживаете переплату из следующей зарплаты, сделайте проводки:

№	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
1.	Отражено удержание излишне выплаченной зарплаты	КРБ.1.302.11.830	КРБ.1.304.03.730
2.	Закрыты расчеты с сотрудником	КРБ.1.304.03.830	КРБ.1.206.11.660 КДБ.1.209.30.660
3.	Выплачена зарплата за следующий месяц за минусом суммы переплаты:
3.1.	– наличными из кассы	КРБ.1.302.11.830	КИФ.1.201.34.610
Увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 211, КВР 111)
3.2.	– безналичным перечислением на банковский счет сотрудника (КВР 111)	КРБ.1.302.11.830	КРБ.1.304.05.211

Такие правила установлены в пунктах 40, 49, 80, 86, 102 Инструкции № 162н, пункте 4 письма Минфина России от 9 ноября 2016 № 02-06-10/65506, пункте 1.1.8 приложения к письму от 2 февраля 2017 Минфина России № 02-07-07/5669 и Казначейства России № 07-04-05/02-120.

Ситуация: нужно ли пересчитать налоги и страховые взносы при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты. Выплата произошла в прошлых периодах и была обнаружена после сдачи отчетности по налогам

Ответ на этот вопрос зависит от того, по какой причине произошла излишняя выплата.

Если излишняя выплата зарплаты не связана со счетной ошибкой, то налоги не пересчитывайте и уточненные декларации не представляйте. Так поступайте, если:

 сотрудник не выполнял нормы труда или находился в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

 ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

В этих случаях уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки уточненных деклараций. Это одно из удержаний по инициативе администрации, которое учреждение произвело в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Сумму выплат сотруднику в месяце корректировки включите в расчет НДФЛ и страховых взносов с учетом удержаний.

Если излишняя выплата зарплаты связана со счетной ошибкой в прошлых отчетных (налоговых) периодах, налоговую базу за прошлые периоды нужно скорректировать (ст. 54 НК РФ). Также поступайте, если сотрудник по собственному желанию возместил учреждению излишне выплаченную зарплату. Так как в рассматриваемом случае к моменту обнаружения ошибки отчетность по налогу на прибыль уже сдана, в инспекцию подайте уточненные декларации, поскольку в связи с излишней выплатой зарплаты по этому налогу образуется недоимка (п. 1 ст. 81 НК РФ).

По НДФЛ в результате исправления ошибки возникнет переплата. Подайте уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ за периоды, к которым она относится. Подробнее – Как отразить в форме 6-НДФЛ уменьшение ошибочно начисленных доходов. Если производите перерасчет за прошлые налоговые периоды, когда форма 2-НДФЛ уже сдана, необходимо еще раз подать ее в инспекцию.

По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование правила такие. Если вы скорректировали базу для начисления взносов за прошлые отчетные или расчетные периоды, в любом случае подайте в инспекцию уточненный расчет взносов. В расчете за текущий отчетный период перерасчеты за прошлые периоды не отражайте. Применяйте это правило независимо от того, почему пересчитали базу по взносам. В частности, это связано с тем, что отрицательные значения показателей в расчете не предусмотрены. Такие разъяснения есть в письме ФНС России от 24 августа 2017 № БС-4-11/16793.

Будьте внимательны: если выявили, что переплатили страховые взносы за периоды до 1 января 2017 года, независимо от причины уменьшить базу в текущем периоде не получится. Подайте уточненки в фонды и заявления о возврате переплаты. Уточненные расчеты подавайте по тем же формам, что и первоначальные. Это следует из пункта 1.5 статьи 24 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ, статьи 23 Закона от 3 июля 2016 № 250-ФЗ.

Как списать с баланса безнадежную дебиторскую задолженность

Сумму спишите на финансовый результат текущего года. Учтите, что списать долг из-за того, что контрагент неплатежеспособен, – это не аннулировать задолженность. С баланса она попадает на забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» и определенное время числится там.

Аналитический учет по забалансовому счету 04 ведите в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051):

 по видам поступлений и выплат, по которым учитывали задолженность дебиторов на балансе учреждения;

 по должникам – указывайте их полное наименование и другие реквизиты, которые нужны, чтобы идентифицировать дебитора, когда будете взыскивать задолженность.

Задолженность контрагент так и не погасил, а срок требовать возврата истек, спишите задолженность и с забаланса. Такие правила предусмотрены пунктами 339, 340 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктом 120 Инструкции № 162н, пунктами 152–153 Инструкции № 174н, пунктами 180–181 Инструкции № 183н.

Порядок, как сделать проводки, чтобы списать с балансового учета задолженность неплатежеспособных дебиторов, зависит от типа учреждения.1

В учете казенных учреждений:

Нереальную к взысканию дебиторскую задолженность спишите с баланса такими проводками.

Основание – Бухгалтерская справка (ф. 0504833).

№	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
Задолженность по доходам <1> :
1.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность по доходам, которую взыскать нереально	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.205.XX.660
Увеличение забалансового счета 04
2.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность по кредитам, займам, ссудам, которую взыскать нереально<2>	КДБ (КИФ).1.401.10.173	КДБ (КИФ).1.207.XX.640
Увеличение забалансового счета 04
Задолженность по расходам <1> :
3.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность по выданным авансам, которую взыскать нереально	КРБ.1.401.20.273	КРБ.1.206.XX.660<3>
Увеличение забалансового счета 04
4.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность подотчетников, которую взыскать нереально	КРБ.1.401.20.273	КРБ.1.208.XX.660<3>
Увеличение забалансового счета 04
Задолженность по ущербу и другим доходам <1> :
5.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность по ущербу имуществу (виновника признали неплатежеспособным)	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.209.7X.660
Увеличение забалансового счета 04
6.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность по недостачам: (виновника признали неплатежеспособным)
– денежных средств;	КИФ.1.401.10.173	КИФ.1.209.81.660
Увеличение забалансового счета 04
– других финансовых активов, в том числе денежных документов	КИФ.1.401.10.173	КИФ.1.209.82.660
Увеличение забалансового счета 04
7.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность по компенсации затрат, которую взыскать нереально	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.209.30.660
Увеличение забалансового счета 04
8.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность по суммам принудительного изъятия, которую взыскать нереально Важно: законодательство требует списать штрафы, пени, неустойки – применяйте счет 1.401.10.174	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.209.40.660
Увеличение забалансового счета 04
9.	Списана с баланса и одновременно принята на забаланс задолженность по другим доходам, которую взыскать нереально	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.209.83.660
Увеличение забалансового счета 04
Х – аналитический код вида синтетического счета объекта учета. ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. <1> Если должник ликвидирован или умер, то задолженность на счете 04 не отражайте. <2> Операция в учете госорганов. Казенные учреждения не вправе предоставлять кредиты, займы, ссуды. <3> Эти проводки сделайте, если не перевели задолженность на счет 209.30.

Такой порядок установлен пунктами 78, 80, 82, 84, 86 Инструкции № 162н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и разъяснен в письмах Минфина от 01.09.2016 № 02-07-10/51234, от 11.02.2016 № 02-07-10/7306.