620137 г. Екатеринбург
ул. Комсомольская 6е, офис 213
e-mail:  [email protected]

+7 (343) 382-44-94

+7 (982) 660-660-8

Статьи

Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы Success

Опубликовано: 22.08.2018

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Основным предметом труда работников аппарата управления является информация, а сам процесс управления в технологическом смысле может быть представлен как процесс циркуляции информации. Главным носителем информации в современном государственном аппарате является документ. Реализация функций любого органа управления, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Следовательно, эффектность их управленческой деятельности связана с вопросами организации работы с документами. От чёткости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Однако классические, «бумажные» способы ведения делопроизводства и документооборота ныне становятся неактуальными. Конкуренция предъявляет высокие требования. Любой запрос от потенциального клиента должен быть оперативно удовлетворён, любое принятое управленческое решение должно быть своевременно выполнено, а обработка и движение бумажного документа осуществляется, как правило, гораздо медленнее, чем документа электронного. Поэтому вопрос внедрения систем автоматизации создания, хранения и движения документов во многих организациях стоит очень остро.

Таким образом, актуальность темы денной дипломной работы обусловливается необходимостью совершенствования делопроизводства для эффективного решения управленческих задач.

Сегодня ручная система работы с документами повсеместно заменяется наиболее рациональным ведение делопроизводства на компьютере, основой которого, безусловно, являются технологии систем документооборота.

И действительно, современный мир информационных технологий трудно представить себе без использования систем документооборота. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Фактически информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и теперь уже большинство операций не могут быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив её изменения. И если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни и сотни тысяч, и ситуация меняется не в течении года, а через несколько минут, а собственность применяемых решений требуется большая, потому что реакция но а неправильные решения более серьёзная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно, обойтись без информационной модели производства систем документооборота невозможно.

Использование современных компьютерных технологий и технологий системы документооборота в делопроизводстве организации уже сегодня позволяет:

регистрировать документы на различных рабочих местах, используя локальные сетевые технологии и распределение системы документооборота;

организовать объединение сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) разных структурных подразделений в единой системе документооборота организаций;

организовать информационно-справочную работу на основе широких возможностей поиска информации в системе документооборота;

организовать контроль исполнения и движения документов.

Создание системы документооборота организации в целом имеет свои положительные особенности по сравнению с традиционными бумажными способами ведения делопроизводства.

Целью данной работы является организация информационной системы «Документы организации» в среде MS Outlook, для повышения эффективности документационного обеспечения.

Объект исследования - лингвистическая школа «Success» при КГОУ СПО ХПК.

Предмет исследования - документооборот лингвистической школы «Success».

В данной работе ставилась задача создание такой системы, которая в кратчайшие сроки и с минимальными затратами финансовых и людских ресурсов на программное, и аппаратное обеспечение сможет улучшить документационное обеспечение. Также ставились следующие задачи исследования:

. Изучить общетеоретическую и специальную литературу по теме исследования.

. Изучить материалы предметной области.

. Проанализировать работу лингвистической школы «Success» по ведению делопроизводства.

. Реализовать документооборот лингвистической школы «Success»,как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook».

Структура дипломной работы определяется целью, задачами, логикой исследования, и предполагает наличие введения, двух глав, состоящих из 4 параграфов в каждой главе, заключения, списка литературы.

Первая глава посвящена теоретическим вопросам делопроизводства. Здесь даются основные понятия и терминология документационного обеспечения, приведены типовые технологии работы с документами, в том числе проанализирована работа с документами в лингвистической школе «Success», также приведены возможности современных компьютерных технологий в делопроизводстве.

Вторая глава посвящена реализации технологии «MS Outlook» в лингвистической школе «Success». Здесь описываются основные этапы организации документооборота в среде «MS Outlook», раскрываются особенности работы системы.

Заключение - подведены итоги проделанной работы, определены перспективы развития информационной системы.

Список использованной литературы включает 26 источников.

ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Новости

Чемпионат Европы по пауэрлифтингу — 2014. Итоги
11 мая в столице Болгарии Софии подошел к концу чемпионат Европы по пауэрлифтингу. Соревнования проводились в двух весовых категориях — до 120 кг и свыше 120 кг, и в двух зачетах — личном и командном.

Прогнозы на Лигу чемпионов УЕФА
Лига Чемпионов в своем совершенном формате известна с 1992 года. Турнир существовал еще в далеком 1955 году и со временем трансформировался в совершенно уникальное явление в мире спорта. Лига Чемпионов

Ливерпуль - Порту. Прогноз на матч Лиги Чемпионов (06.03.2018)
Во вторник, после недельной паузы, возобновится Лига Чемпионов. Первыми, на «Энфилде», сыграют «Ливерпуль» и «Порту». По большому счету, интрига убита на «Драгау» — как же тогда пройдет второй поединок

Церемония открытия чемпионата мира по футболу 2018: дата, где состоится
Церемония открытия чемпионата мира по футболу 2018 – торжественная прелюдия к самому важному футбольному празднику четырёхлетия. Где и когда пройдёт мероприятие? Как будет выглядеть его программа? Какие

Татьяна Кит и Юлия Ткач-Остапчук призеры Чемпионата мира по вольной борьбе. Репортаж из Лас-Вегаса-2015.
11 сентября 2015                      Только что в Лас-Вегасе, США завершился пятый день чемпионата мира по

Чемпионат и первенство Сибири по кобудо
В Барнауле прошли чемпионат и первенство Сибири по кобудо. В турнире приняло участие более 250 спортсменов из пяти регионов Сибири. Сборная Алтайского края заняла первое место в командном зачете и первенства,

Евгений Наер: Кто сказал, что чемпионка поменяется?
Тренер женской сборной России не только успешно играет сам и работает с шахматистками, но и прекрасно комментирует различные турниры. В эти дни он ведет трансляцию женского чемпионата мира на русском языке.

Прогнозы на чемпионат Англии
Чемпионат Англии (Английская Премьер-Лига) заслуженно считается одним из сильнейших клубных чемпионатов не только Европы, но и мира. Вслушайтесь в эти названия: Ливерпуль, Манчестер Юнайтед, Арсенал, Челси,

Плющенко сенсационно проиграл чемпионат России и отказался от участия в турнире одиночников на Олимпиаде
Выступления мужчин-одиночников на чемпионате России в Сочи, который считается отборочным на Игры-2014, завершились сенсационным результатом. Петербуржский фигурист, олимпийский чемпион Евгений Плющенко

Чемпионат мира 2010 - отборочные матчи.
Сборная России в первом официальном матче 2009 года уверенно обыграла в "Лужниках" команду из Азербайджана со счетом 2:0. Игра получилась на редкость скучной и небогатой на события. В первом тайме сборная

последние новости на сайте

rss